D1 — Gestion des Dossiers
Maîtrisez la gestion des dossiers dans l'application : de la réception d'un prospect jusqu'à la clôture administrative.
1. Principes de base
Un dossier = un projet
Un même client peut avoir plusieurs dossiers s'il nous sollicite pour différents projets à différents moments. Chaque projet de recherche immobilière donne lieu à un nouveau dossier.
Les 7 étapes du dossier
Chaque dossier progresse à travers 7 étapes qui représentent le parcours complet :
2. Proposition de prospect
Tout commence ici ! Quand Home Select reçoit un nouveau prospect, Jean l'affecte à un chasseur en fonction de plusieurs critères : secteurs de recherche, disponibilités, affinités potentielles et budget.
Vous recevez un SMS avec un lien vers la fiche de proposition. En cliquant sur ce lien, vous accédez à toutes les informations du prospect et devez répondre dans la foulée.
La fiche de proposition
Vous vous engagez à respecter les conditions du RDV. Le dossier entre alors dans votre liste, à l'étape ☎️ Contacter.
Établir un premier échange réel avec le prospect (appel, visio, message échangé).
📊 Statistiques de conversion
📱 La méthode en 2 temps
1️⃣ Envoyez un SMS quelques minutes avant l'heure du RDV
2️⃣ Appelez à l'heure exacte du RDV
🏁 Sortir de l'étape Contacter
- ✅ Contact établi → Passez à 📊 Qualifier
- ⚫ Injoignable → Statut Perdu
Comprendre en profondeur le projet du prospect et l'amener vers la signature du mandat.
🏷️ Les tags de qualification
Tags verts (positifs)
Tags orange (attention)
Tags rouges (bloquants)
Mettez à jour ces champs progressivement, au fur et à mesure de vos échanges avec le prospect.
🏁 Sortir de l'étape Qualifier
- ✅ Prospect convaincu → Passez à ✍️ Signer Mandat
- ⚫ Abandon → Statut Perdu
Préparer, envoyer et obtenir la signature du mandat de recherche exclusif.
🔄 Parcours de signature
🏁 Sortir de l'étape Signer Mandat
- ✅ Mandat signé → Passez à 🔎 Mener Recherche
- ⚫ Abandon → Statut Perdu
Étape : Mener RechercheTrouver le bien idéal pour le client🎯 Objectif
Trouver le bien qui correspond parfaitement aux critères du client et obtenir une offre d'achat acceptée.
⚠️ Rappel légalInterdiction de mener une recherche sans mandat signé. Aucune intermédiation n'est possible avant la signature du mandat.
📌 Partie 1 : Configurer l'ALERTE
Configuration de l'alerteCodes postaux75008, 75009, 75017Prix min500 000 €Prix max900 000 €💡 Critères alerte ≠ Critères mandatLes critères de l'alerte peuvent être différents de ceux du mandat : vous pouvez majorer le budget pour anticiper une négociation, ajouter des CP pour surprendre le client...
📱 Pourquoi créer aussi une alerte Jinka ?
Certains agents immobiliers publient exclusivement sur Jinka. Ces annonces sont impossibles à intégrer dans notre outil Home Select.
Combiner les deux outils = seule stratégie efficace pour couvrir 100% du marché.
📮 Partie 2 : Infos pour les Agents Immobiliers
📧 Mailing hebdomadaireChaque mardi à 7h, un email est envoyé à notre réseau de 6000+ agents immobiliers. Taux de lecture : 65% !
📤 Publier votre recherche
PublicationCliquez sur Publier ET SOUMETTRE pour :1 - Afficher votre recherche sur le listing
2 - Envoyer à l'équipe
3 - Demander publication réseaux sociaux
4 - Planifier envoi mail AI mardi 7h🏁 Sortir de l'étape Mener Recherche
- ✅ Offre acceptée → Passez à 📄 Préparer Promesse
- ⚫ Arrêt recherche → Statut Perdu
Étape : Préparer PromesseJusqu'à la signature de la promesse de vente🎯 ObjectifAccompagner le client jusqu'à la signature de la promesse de vente. On passe à cette étape dès qu'une offre d'achat est acceptée par le vendeur.
⚠️ Règle d'or : mise à jour immédiateTous les blocs doivent être mis à jour au fil de l'eau, quasiment en live. Ne jamais attendre une fois par mois pour mettre à jour les dossiers.
📋 Informations à renseigner
Préparer la promesse🤔 Analyse des risquesQuels sont les risques sur cette signature promesse ?Financement, délais, conditions suspensives...🏠 Informations bien trouvéAdresse—Surface—Prix affiché—Prix d'achat—📊 Statistiques rechercheBiens présentés—Visités SANS client—Visités AVEC client—🏁 Sortir de l'étape Préparer Promesse
- ✅ Promesse signée → Passez à 📝 Préparer Acte
- ⚫ Échec avant promesse → Statut Perdu
Étape : Préparer ActeJusqu'à la signature de l'acte authentique🎯 ObjectifAccompagner le client jusqu'à la signature de l'acte authentique chez le notaire.
🧾 Demander la facture à Jean
⏰ TimingDemandez la facture environ 10-15 jours avant la signature de l'acte authentique.
FacturationProcessus de facturation
Clic sur le boutonLes informations sont envoyées automatiquementCopie par emailVous recevez une copie de la demandeJean crée la factureJean vous envoie un brouillonVous validez le brouillonVérifiez les montants et informationsFacture définitiveJean envoie la facture finale → vous l'adressez au notaire⚠️ Mentions obligatoires dans le compromisAssurez-vous que le notaire fait apparaître : mention Home Select, numéro de mandat, honoraires Home Select.
C'est indispensable pour verrouiller le paiement !
🏁 Sortir de l'étape Préparer Acte
- ✅ Acte signé chez le notaire 🎉 → Passez à 📋 Gérer Administratif
- ⚫ Échec avant acte → Cas extrêmement rare → Statut Perdu
Étape : Gérer AdministratifClôturer parfaitement le dossier🎯 ObjectifFinaliser toutes les tâches connexes à la signature de l'acte pour clôturer proprement le dossier.
📌 Quand passer à cette étape ?On ne passe à cette étape que lorsque l'acte est signé. Si un dossier est perdu à l'étape "Mener Recherche", ce n'est pas la peine de le passer à "Gérer Administratif" : laissez-le à "Mener Recherche" avec le statut Perdu.
🤝 Mise en relation avec les partenaires
Vérifiez si le client souhaitait être mis en relation avec nos partenaires :
Gérer Administratif🤝 PartenairesPartenaires - financement—▼Partenaires - Currencies Direct—▼Transferts de devisesPartenaire - architecte—▼Partenaire - artisan—▼Partenaire - gestion locative—▼📄 Attestation de venteAttestation vente envoyée par email à Jean ?⚠️ Attestation de vente obligatoireLe chasseur doit demander l'attestation de vente quand il est présent à la signature. En cas de contrôle, Home Select doit pouvoir prouver que sa rémunération était bien pertinente. L'attestation de vente est la preuve de cela.
💳 Suivi des Paiements
Suivi des Paiements📧 Système d'emails automatiquesHome Select informe le chasseur par email quand le notaire a fait le virement et quand Home Select fait le paiement au chasseur. Le chasseur envoie sa facture à Home Select, et Home Select fera le virement au chasseur à réception de cette facture.
👍 Le mot de la fin pour le CH
Conclusion du dossier👍 Le mot de la fin pour le CHChoses qui ont bien fonctionné, mal fonctionné, idées d'amélioration, ...Si le chasseur veut rajouter un petit mot de conclusion sur le dossier, il est le bienvenu. C'est l'occasion de faire un retour d'expérience sur ce qui a bien ou moins bien fonctionné.
🏁 Clôturer le dossier
Une fois toutes les tâches administratives terminées :
- ✅ Tout est bouclé → Passez le statut à 🟢 Gagné 🎉
✅ Checklist avant de passer en Gagné- □ Partenaires contactés si demandé par le client
- □ Attestation de vente envoyée à Jean
- □ Paiement notaire reçu par Home Select
- □ Facture chasseur envoyée à Home Select
- □ Paiement chasseur effectué par Home Select
- □ Avis client demandé (vidéo et/ou Google)
10. Les statuts
Le statut indique où en est la vie du dossier, indépendamment de l'étape en cours.
OuvertDossier en cours dans l'étape actuelle. C'est le statut par défaut d'un dossier actif.
GagnéUniquement en étape "Gérer Administratif" quand tout est terminé. C'est la victoire ! 🎉
PerduDossier arrêté à l'étape où il échoue (ex : perdu en Contacter ou Qualifier).
PauseDossier temporairement en attente (souvent en Qualifier quand le prospect "réfléchit").
✅ Points clés à retenir- ✓ Un dossier = un projet (un même client peut avoir plusieurs dossiers)
- ✓ La proposition de prospect est le point de départ : répondez dans la foulée !
- ✓ Accepter = s'engager à respecter les conditions du RDV
- ✓ 7 étapes : Contacter → Qualifier → Signer → Recherche → Promesse → Acte → Admin
- ✓ L'étape indique toujours le prochain objectif à atteindre
- ✓ Un dossier ne peut être "Gagné" que depuis l'étape "Gérer Administratif"
- ✓ Mettez à jour vos dossiers au fil de l'eau, quasiment en live !